Operation Grytlock ska fungera långsiktigt
Nu ska operation Grytlocks nästa fas komma i gång på allvar. Kommundirektör Mikael Grannas är entusiastisk och Sibbo kommuns personal ska engageras ännu mer än tidigare i arbetet med att hitta tio miljoner euro att omfördela så att också servicen för invånarna förbättras. I går gick det stora startskottet för personalens del.
SIBBO. En del åtgärder för att strömlinjeforma organisationen och göra den flexiblare finns redan med i budgeten för 2015. Det handlar om saker som kan göras ganska snabbt. Nu ska kommunen ta itu med de mera långsiktiga åtgärderna, processer för att stegvis effektivera servicen för kommunens invånare.
– Personalen på alla nivåer och i alla delar av organisationen ska fundera på sätt att effektivera verksamheten. Arbetet ska göras stegvis, med mindre delmål, och om de mål som satts upp visar sig behöva justeras, skall det finnas möjlighet till det. Vi vill inte starta ett antal stora reformer med ett stort mål, jobba med dem i flera år, och sedan inse att det inte var rätt sätt, förklarar kommundirektör Mikael Grannas.
Nya sätt att tänka
Projektet med att omvandla Sibbo kommun från förvaltningsorganisation till självlärande expertorganisation är hans hjärtebarn och han talar sig varm för de förbättringar som reformerna ska kunna leda till. Avsikten är att kommunen fram till år 2020 ska ha hittat sätt att förbättra skillnaden mellan inkomster och utgifter till ett värde av minst tio miljoner. Också de möjligheter som digitaliseringen erbjuder ska utnyttjas.
– Risken finns att tio miljoner inte är tillräckligt, så vi hoppas att vi ska kunna erbjuda beslutsfattarna alternativ värda femton miljoner, så att de ska kunna välja vilka åtgärder vi kan genomföra och vilka som lämnas därhän.
En självlärande expertorganisation fokuserar på att uppnå konkreta resultat, medan en förvaltningsorganisation satsar mer på tidsanvändning.
– Vi borde komma bort från tankesättet att leda organisationen via tidsanvändning, med klockkort och fasta arbetstider där det är möjligt. I stället borde vi fokusera mer på själva arbetsinnehållet. En ökad flexibilitet kunde ge möjlighet för vår personal att till exempel ta emot kunder också kvällstid om det behövs. Och hemvården i Sibbo ska redan i februari övergå till mobil rapportering om sitt arbete, för att öka den tid de använder för klientkontakter.
För närvarande går cirka 45 % av hemvårdarnas arbetstid åt till klientbesök och resten till förflyttning och skrivbordsjobb.
– När de får sina nya smarttelefoner med möjlighet att rapportera direkt in i systemet, tror vi att den tid de använder till klientkontakt kan öka till 60 procent eller mer.
Ökad delaktighet
I tisdags hölls en kick off för kommunens personal. Projektchefen Marja Teljamo jobbar heltid med att stödja enheterna och deras chefer i arbetet med förnyelserna genom att bistå med tips på arbetsmetoder och verktyg, både för själva processtänkandet och för att göra grundläggande ekonomiska analyser.
– Reformerna måste leda till effektivare arbetssätt, mindre byråkrati och mer tid för kunderna, och vara ekonomiskt hållbara. För vissa utvecklingsprojekt kommer vi att involvera invånargrupper mer konkret i utvecklingsarbetet, konstaterar Mikael Grannas.
Serviceutvecklingsarbetet ska vara transparent. Småningom kommer kommunen att öppna en nätsida där invånarna kan bekanta sig med de planerade åtgärderna, följa med hur arbetet framskrider och ge kommentarer och utvecklingsförslag.